郵寄申請材料時的注意事項-優越教育-優越留學

郵寄申請材料時的注意事項-優越教育

所屬欄目：美國留學, 留學新聞發表時間：2012-11-26 來源：本站原創

　　郵寄留學申請材料是美國研究生申請中非常關鍵的環節，需要郵寄的申請材料包括cover letter、PS、resume、推薦信、GT復印件、發表的文章、成績單、學位證和畢業證(如果已經畢業)、以及各個學校需要的application form(網申不用)、獎學金申請表、資金證明、申請費等。下面給大家總結一下郵寄留學申請材料的注意事項。

　　郵寄留學申請材料時間：原則上材料只要在deadline之前寄到就可以，有些學校明確說prefer在deadline前寄到，那就表示過了deadline之后并不是不可以寄，但就要視乎有沒有名額等因素了。材料當然是越早寄越好，因為有些學校是早寄到的材料優先審批，而且就算意外情況出現也可以補救。就算寄不了那么早，.如果學校在申請截止日期中沒有特別說明是以郵戳為準(Postmarked)，則一般應該在截止日期之前確保材料到達學校。不清楚郵寄要多久時間的可以問郵遞公司。還有一點要提醒大家的是盡量避免在學校放假的時候寄材料過去，因為不僅無人審理而且有可能因為學院無人接收而把你的申請材料弄丟。即便只有少數工作人員值班，基本也不會處理。

　　申請材料的整理：

　　(1)"要我是自己整理我真不知道該怎么辦。"，這是整理材料時客戶常對我說的一句話。整理材料是個復雜的過程，無論是分開整理還是幾所學校一起整理，都應該列好一張清單。按照學校的要求，什么材料應該寄去什么地方，什么表格需要下載填寫，都應該一清二楚。這有賴于之前的信息收集工作，信息收集不好，清單列得不清晰，整理起來就比較麻煩。有些學校只要把材料寄到研究生院，有些學校只要把材料寄到系里，有些則是研究生院和系里都要寄，甚至有些學校要往三個地方寄材料。一定要看清楚學校網上的要求。有些學校說得不是那么明確則要聯系學校招生辦公室問清楚，同一個學校要把材料寄到不同的地方的可以分別用信封把材料裝好。在信封上寫明分別是寄到什么地方的，申請者的名字，申請什么專業。一起放到一個大信封中郵寄過去就可以了。這樣可以省下很多錢，不要忘了提醒一下簽收人幫忙送一下。

　　(2)"Robert,這個應該填什么啊?"，客戶填表格的時候經常會遇到很多問題。我鼓勵大家平時可以到太傻網等留學網站瀏覽一下，算是對自己所做的事情有個了解。做起事情來就不會那么盲目。一般的問題搜索一下都可以找到詳細的解答，沒有的話可以注冊發帖問，很快就會有熱心的朋友回答你的。

　　(3)由于客戶經常是一次寄好幾個學校，為了不至于混淆，我習慣在每一個信封上用鉛筆寫上學校的名字，然后把信封排開。把這個學校的材料放到信封上面(不要裝進去，方便檢查)。裝入信封之前拿著清單對一下有沒有漏，有沒有錯，確定沒有錯的話就可以裝入信封了。一個學校要寄去幾個不同的地方的話同樣也采用同樣的方法。這是我自己為了避免材料多造成混亂采用的方法。大家可以參考，有更好的方法當然更好。

　　申請費用：申請費用有時候也需要郵寄，如果網申系統暫時不能用，deadline又快到了，就可以考慮紙申，并同過匯票付申請費，一般來說有網申系統的學校是可以網上付費的。但是有些學校雖然有網申系統，但是沒有網上的付費系統。所以要看清楚付費的方式。不能通過網上付的話就要去辦理匯票了。以免要補記申請費，浪費郵費。

　　確認地址：寄材料之前再確認一下是不是寄去這個地址，有沒有寫錯。有時候郵遞方式不接受給出的地址，比如DHL就不接受有信箱的地址，因為DHL需要有人簽收。一般不提倡把材料發到信箱，一是不可靠，二是不好查。不清楚的可以發郵件到學校去問清楚?；蛘叽螂娫?。但是要有禮貌。一般來說找admission office的人問比較清楚。特別是負責招生的秘書，很多信息都可以從她口中得到。

　　聯系人和電話：學校給出郵寄地址如果有電話和聯系人的話，一定要把電話和聯系人寫上去。因為一般情況下材料要有人簽收。如果找不到人的話，郵遞人員可以打電話聯系。如果郵寄地址沒有給出電話的話，就要想辦法從網上找，或者發郵件，打電話問清楚，最少也要有一個相關的電話，郵遞人員可以問清楚應該送去哪里。至于聯系人就不是那么重要，有就填，沒有就可以不填。最后要記下郵件的號碼方便查詢。

　　檢查：

　　1.所有申請的準備工作完成以后，拿著清單檢查一遍有沒有遺漏的或者錯誤的。

　　2.所有申請表格是否已簽名。

　　3.成績表、在讀證明、學位證明等是否已由學校蓋章及封口章。

　　4.推薦信最好使用推薦人所在單位的信簽紙和信封，推薦信和推薦表都需要推薦人簽字，信封需要簽封。

　　5.雖然學校都不會承認由申請者自己寄送的TOEFL或GRE成績報告，但由于ETS寄送GT成績需要一定的時間，在寄送申請材料的時候可以附上一份GT成績報告的復印件。

　　6.銀行存款證明必須是原件，同一份存款申請幾所學校就需要開幾份原件。美國大學對存款時間沒有限制，但需注意存款證明的凍結時間不能在學校收到時已過期。

　　7.個人簡歷、個人陳述、散文是否合乎了學校的格式要求，如有的學校要求在這些文件的右上角著名申請者的姓名、出生日期，有的學校要求散文用雙倍行距打印等。

　　8.將匯票放入申請材料。(網上支付則不需要)

　　9.落實學校要求的申請材料寄送地址。

　　10.最后把信封封好并簽上自己的名字。

　　申請材料寄出之后："你好，XXX,有沒有去check一下材料寄到哪里了啊?"，這是我材料寄出之后我經常要提醒客戶的話。很多人認為材料寄出之后就可以高枕無憂了。事實上我們還有很多事情需要做。如果你不夠謹慎，認為寄完材料就沒事了，不再過問相關事情，結果學校相關負責部分根本沒有收到材料，導致因材料不全而錯過申請，不就白百浪費了長期辛苦的準備嗎?寄材料時記下郵件號碼后，兩天之內應該打電話給郵遞公司查詢郵件的寄送情況。寄到哪里了?是不是寄到了?誰簽收了?等等，確保材料順利寄到學校。如果是要麻煩簽收的人幫你送材料的就要提醒一下對方。有時候還會出現寄丟材料的情況，所以要及時掌握郵件的寄送情況。一旦寄丟了就要及時采取補救措施或者補寄。

　　補寄申請材料：整理材料的時候就應該確保材料完整，但是有時也難免遺漏，甚至有時候學校把材料弄丟了也有可能。如果出了什么差錯，漏了什么材料，或者學校要求補寄材料的話，不要慌張，沒有什么事是解決不了的。問清楚學校接不接受傳真件或者電子掃描版，負責招生的秘書和工作人員最清楚這些事情。不接受的話再郵寄過去，不要白白花了冤枉錢。又耽誤了時間。

　　總結：郵寄留學申請材料要充分利用各種資源確保信息的正確性，比如學校官方網站，各種留學網站，學校負責招生的秘書和工作人員等等。很多人為了查明一個疑問在學校網站上埋頭苦干，卻不肯發一封E-mail給學校。這樣效率往往不高。特別是香港的大學，可以隨時打電話了解情況。其實許多時候都要聯系學校相關的辦公室，比如有些表格網上下載不了，了解獎學金的情況等等。記住最好聯系相應的辦公室。不然會浪費很多時間卻得不到想要的答案。我就曾經給系里發E-mail要 "International Student Financial Certification Form"。結果對方兩天后回我，告訴我要去問international office，費了一番周折才能拿到了表格。當然多發幾個E-mail也沒有關系，回復的幾率也會大一些。

　　提醒郵寄留學申請材料的時候，可以在信封地址外面貼一層透明膠，防止地址磨損無法辨認。信封封口處如果怕粘的不牢，也可以貼一層透明膠。

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